Как повысить свою продуктивность: 19 вредных привычек

Рубрика: Теория и статистика | Время на чтение: 20 мин.

Несмотря на то, что в сутках всего 1,440 минут, люди тратят много времени попусту, сами того не замечая. И разговор сейчас идёт не о банальном отдыхе или развлечениях.

В процессе трудовой деятельности, среднестатистические работники совершают действия, способные снизить концентрацию и существенно сказаться на эффективности.

Как повысить свою продуктивность: 19 вредных привычек

А спонсором блога в этом месяце выступает сервис Rookee. Когда требуется комплексное поисковое продвижение, контекстная реклама на автопилоте или формирование репутации в сети – на помощь приходят Rookee!

Независимо от того, чем конкретно вы зарабатываете, существует ряд привычек, выработав которые, можно увеличить объёмы выполняемой работы. Более того, рядовые рутинные процессы начнут протекать более легко и быстро.

Ценность рабочего времени существенно проседает, если вы постоянно отвлекаетесь на различные источники информации. Например, регулярные звонки начальства и коллег, электронные письма и тому подобное.

Разумеется, рабочую информацию получать необходимо, но делать это нужно вовремя. Правильно расставленные приоритеты способны благотворно сказываться, как на вашей продуктивности, так и на самочувствии.

Не менее важен и режим отдыха. Свободное время, в идеале, нужно структурировать точно так же, как и рабочее. Тогда у вас появится больше возможностей радовать вниманием своих родных и близких.

Снижая общий уровень стресса, концентрируя внимание только на важных вещах, вы сможете добиться, ранее казавшихся недостижимыми, результатов. Именно поэтому вырабатывание устойчивых полезных привычек является неотъемлемой частью жизни любого успешного человека.

Для начала крайне желательно познакомиться с концепцией управления временем, построенной на принципе перевёрнутой пирамиды. Так вы сможете фокусировать максимальное количество внимания на неотъемлемых атрибутах вашей ежедневной деятельности.

В основе концепции лежит пять уровней:

Долгосрочные планы
Расстановки
Ежемесячные цели
Еженедельная тактика
Ежедневные задачи

Всё начинается с ежедневной трудовой деятельности, которая выстраивается в соответствии с недельным планом. В свою очередь, недельные планы основываются на ваших ежемесячных целях.

Время от времени необходимо перерабатывать задачи на месяц, чтобы они позволяли как можно быстрее и эффективнее превращать в жизнь долгосрочную стратегию общего видения.

В целом, всё, что требуется для повышения эффективности труда – вырабатывать привычки, способные повысить внимание и концентрацию на поставленной задаче. Если вы не будете отвлекаться на внешние раздражители, то сможете куда быстрее достигать желаемых результатов.

Но формирование привычек, как правило, занимает очень длительное время. Поэтому начинать необходимо не с них, а с отказа от того, что разрушает ваш трудовой процесс, растрачивая время и отвлекая внимание.

Оптимизация зависит от вашего стремления избавиться от бесполезных пожирателей времени и сконцентрироваться на том, что действительно необходимо.

Оглавление

1. Частая проверка электронной почты

Разумеется, рабочий почтовый ящик необходимо проверять. Но не стоит это делать каждый раз, как только туда что-то приходит. Ожидая определённого письма, вы можете каждые несколько минут заглядывать в электронную почту и растрачивать своё внимание на маловажные сообщения, которые не требуют срочной реакции.

Само переключение с работы на новую деятельность, в данном случае – проверку почты, снижает уровень вашей умственной активности и, как результат, сказывается на продуктивности. И это уже даже не говоря о бесполезно потраченном времени.

Современные исследования показывают, что переключения между различными источниками информации, даже кратковременные, существенно снижают когнитивные функции и вызывают чувство истощения.

В долгосрочной перспективе не стоит полагаться на возможность быстро реагировать на каждое сообщение. Разумеется, если это не является вашей непосредственной должностной обязанностью.

В итоге получается, что чрезмерно активная реакция на каждое сообщение, на длительном отрезке времени, приводит к снижению объёмов выполненных работ. И чтобы избежать этого, распланируйте собственное время.

Таким образом, у вас появятся перерывы в основной деятельности, предназначенные на проверку сообщений и необходимые ответы. Количество и длительность этих перерывов будут сугубо индивидуальны. Они зависят от специфики работы и объёма, поступающей извне, информации.

Например, вы можете прерываться каждые три часа на пятнадцать минут. В результате основная деятельность будет продвигаться очень быстро, а письма, требующие от вас реакции, получат её спустя относительно небольшой промежуток времени.

Эта привычка невероятно полезна для людей, которым свойственно или необходимо регулярно проверять свою электронную почту. Работники, которым приходит лишь одно или два сообщения в день, особых выгод не получат.

2. Отсутствие внятного заголовка в письмах

Получая и отправляя рабочую почту, обращайте пристальное внимание на заголовки. Если вы видите письмо, название которого ничего вам не сообщает – попросту игнорируйте его.

Это очень важно, особенно если вам необходимо производить рассылки клиентам или потенциальной аудитории. Призыв к действию работает всегда, и об этом необходимо помнить.

В большинстве случаев крайне желательно в конце письма просить получателя изменить его тему, в случае необходимости ответа. Таким образом, вы сможете избежать путаницы.

Например:

SEO-аудит для проектов X, Y, Z. Дедлайн: 02.10.21.

Если вы являетесь руководителем компании, необходимо выработать такую привычку у всего коллектива, дабы повысить общую продуктивность. Также не забудьте о том, что текст сообщения должен касаться только указанной темы, а не включать в себя любую стороннюю информацию.

3. Регулярное отвлечение на социальные сети

В современном мире молодые работники могут постоянно отвлекаться на оповещения, приходящие им из социальных сетей. Рассеивая своё внимание на каждый ответ, комментарий или реакцию, вы тратите впустую собственные силы и расходуете кучу времени.

Для многих людей невероятно сложно отказаться от регулярной проверки страничек в соцсетях. Но если вы серьёзно хотите повысить собственную эффективность и продуктивность, придётся этого добиваться.

Вы всегда можете вернуться к проверке учётной записи в свободное время. Например, по пути на работу или домой. Так вы сможете не растрачивать своё внимание понапрасну и сосредоточиться на действительно важных вещах.

Регулярное отвлечение на социальные сети

Добиться выработки подобной привычки возможно при поэтапном подходе. Для начала отключите все всплывающие уведомления. Таким образом, вы избавитесь от раздражителей. Единственной проблемой станет ваше постоянное желание проверить, что же там происходит.

Чтобы процесс выработки привычки протекал успешно, просто дайте себе установку заходить в ВК, Инстаграм или Фейсбук раз в несколько часов. В результате вы сможете уделять всё своё внимание работе, а возможность проверить социальные сети станет, своего рода, мотиватором, повышающим продуктивность.

Постепенное увеличение временных промежутков и сокращение времени на проверку обновлений приведут вас к выработке иммунитета к этой вредной привычке. Если выразить время, которое среднестатистический человек тратит на социальные сети в течение дня, в годовом эквиваленте, получится огромная цифра, отделяющая его от успеха во многих сферах жизни.

4. Постоянная проверка телефона

Телефон, как таковой, в рабочее время выступает для человека невероятно сильным раздражителем. Вам постоянно хочется заглянуть в него и проверить, не пришло ли что-то новое и интересное.

Заходя в различные мессенджеры и отправляя неинформативные сообщения своим друзьям и знакомым, вы тратите слишком много времени, а также отвлекаете свой мозг от непосредственной деятельности. Поэтому от этого пожирателя продуктивности необходимо отказаться на то время, которое отведено для выполнения работы.

Просто отключите все уведомления во время рабочего периода и сосредоточьтесь на том, что для вас действительно важно в настоящий момент. Отвлекаясь на внешние раздражители, вы не только утрачиваете концентрацию, но и повышаете уровень стресса.

5. Другие отвлекающие факторы

Внешние раздражители не ограничиваются лишь теми, которые перечислены выше. Сидя в офисе, вы можете столкнуться с различными ремонтными работами, проводящимися на улице или внутри здания.

Посторонний шум – сильный раздражитель. Он сбивает вас с мыслей и вызывает сбой нервной системы. Справиться с ним можно какой-то ненавязчивой музыкой, которая его заглушит. Если вы работаете в коллективе, просто наденьте наушники и сосредоточьтесь на поставленных перед вами задачах.

Если вы ведёте собственное дело и не привязаны к офису, всегда можно сменить локацию на более подходящую и спокойную. Самое главное при этом, чтобы она настраивала вас на нужный лад.

Я, например, работаю из дома. В период трудового дня слушаю любимую музыку через Яндекс. Иногда – джаз на Ютубе. А в последнее время нашёл специальный сервис для повышения концентрации – moodly.site.

Ещё один пункт, который необходимо учитывать, это общение во время работы. Если вы находитесь в офисе, то разговоры, происходящие между вами и вашими коллегами, должны быть короткими и информативными. Откажитесь от пустой болтовни и постарайтесь отвечать только на действительно важные и срочные сообщения.

6. Отсутствие списка приоритетных повседневных задач

Очень важно заранее составлять список дел на текущий день. Без него, в большинстве случаев, человек берётся за всё подряд. В итоге не добивается каких-либо значимых результатов.

Составляйте список из нескольких заданий, которые необходимо выполнить, и придерживайтесь его. В зависимости от конкретного случая, пунктов может быть, как два или три, так и порядка десяти. Всё зависит только от объёмов необходимого времени для выполнения каждого из них.

Не забудьте расставить приоритеты. От более к менее важным вещам. Так вы сможете всегда начинать с тех задач, которые не требуют отлагательств. Если вы оставите самое сложное напоследок, то у вас начнут опускаться руки ещё до того, как вы к нему приступите. Это неизбежно приводит к потере мотивации и снижению эффективности.

7. Отсутствие распределения времени

Составив список дел, вам необходимо разделить между ними время рабочего дня. При этом желательно не отводить под одну задачу более двух часов, если предварительно вы не запланировали короткий перерыв.

Максимальную концентрацию человек попросту не может поддерживать на протяжении всего дня. Поэтому необходимо правильно распределять время труда и отдыха.

Делая короткие перерывы, вы сможете снять накопившееся напряжение и приступить к очередной задаче с новыми силами. Как правило, достаточно пятнадцатиминутного перерыва.

Ежедневный график работы позволяет вам снять с себя необходимость постоянно думать о том, что требуется сделать, и сосредоточиться на выполнении конкретной задачи. Это повышает уровень концентрации и общую эффективность.

Пример дневного списка распределения времени:

07:00 – 08:30. Подъём, утренние процедуры, завтрак.
08:30 – 09:00. Проверка электронной почты. Ответы на письма.
09:00 – 11:30. Публикация статьи в блог.
11:30 – 11:45. Чай. Просмотр новостей.
11:45 – 13:45. Текущие работы по арбитражу трафика.
13:45 – 14:00. Подготовка к звонку клиента.
14:00 – 15:00. Обсуждение с клиентом задач на ближайший месяц.
15:00 – 15:30. Проверка почты.
15:30 – 17:30. Тренировка. Обед.
17:30 – 19:00. Подготовка новой статьи для блога.
19:00 – 19:30. Ответы на сообщения в мессенджерах.
19:30 – 20:00. Чай.
20:00 – 20:30. Расстановка приоритетов на следующий день. Корректировка месячного календаря.
20:30 – 21:30. Ужин.
21:30 – 22:30. Отдых. Ютуб. Сериалы.
22:30 – 23:00. Вечерние процедуры.
23:00 – 07:00. Сон.

Иногда полезно такие списки составлять от руки на бумаге. Например, в ежедневнике. Особенно, если вы большую часть дня проводите за компьютером. Это немного упрощает жизнь.

8. Отсутствие списков приоритетов на неделю или месяц

С течением времени количество задач, которые стоят перед вами, может расти, а их суть – видоизменяться. Поэтому необходимо регулярно проверять список целей, поставленных перед вами на неделю и месяц, чтобы они в полной мере отвечали сложившейся ситуации.

Отводите себе немного времени каждый день для того, чтобы проверить расставленные приоритеты и добавить новые.

Тут можно использовать любой сервис для управления проектами и задачами. Я, например, раньше всё записывал в Todoist. Потом перешёл в Habitica. Геймификация сильно помогла мне сформировать ежедневные полезные привычки.

Как повысить работоспособность и продуктивность

Построение полноценного распорядка, как на текущий день, так и на более длительные временные периоды, позволяет добиваться существенно больших результатов, меньшими силами.

9. Планирование бесполезных встреч

У каждой рабочей встречи должна быть строго определённая цель. Если вы собираете сотрудников, не имея определённой повестки, результат, скорее всего, окажется нулевым.

Бесцельными собраниями руководитель попросту отвлекает работников от их непосредственных задач и распыляет их внимание. То же касается и звонков, с целью узнать, как продвигается рабочий процесс.

Если начальник делает это для того, чтобы быть в курсе событий и «держать руку на пульсе» – это хорошо. Но если отвлекать сотрудника от его обязанностей без конкретных целей, эффективность всего коллектива может ощутимо снизиться.

Когда вы звоните подчинённым, старайтесь быть максимально кратким и информативным. Таким образом вы донесёте нужное сообщение и снизите количество возникающего стресса.

10. Игнорирование правила двух минут для встреч

Для того чтобы рабочие встречи не превращались в нудные монологи, после которых не остаётся ничего, кроме тоски и разочарования, придерживайтесь правила двух минут. Это значит что у любого, кто берёт слово, есть две минуты на то, чтобы изложить свои мысли.

Дисциплинированное поведение всех работников и руководства во время рабочих встреч приводит к повышению уровня эффективности организации в целом. Таким способом вы искорените бесполезную болтовню и любые неуместные комментарии, что позволит сосредоточиться на том, что действительно важно.

11. Чрезмерно длительные встречи

Планирование повестки для каждой рабочей встречи, как правило, сокращает затрачиваемое на неё время вдвое. Слишком долгие собрания приводят к тому, что время расходуется в никуда.

В большинстве случаев, если созвон в Скайпе, на который был отведён час, заканчивается за тридцать или сорок минут, то оставшееся время тратится на пространную болтовню.

Если вы хотите повысить собственную производительность, то от лишней «воды» следует отказаться и отдать предпочтение более важным задачам.

Ну а коль люди хотят поболтать друг с другом на отвлечённые темы, для этого у них имеется свободное время после работы. Пусть идут в бар и треплются, сколько душе угодно.

12. Зацикливание на поставленных задачах

Регулярное составление планов на различные временные промежутки неизбежно приводит к тому, что вы начинаете зацикливаться на том, что нужно сделать сегодня, за текущую неделю или месяц. Для того чтобы избавиться от подобной проблемы, введите установку выполнять по одной задаче за раз.

Это значит, что приступая к работе, вы думаете только о том, что необходимо сделать сейчас. Выбросьте из головы месячный список дел и сконцентрируйтесь на том вопросе, который стоит перед вами в настоящий момент.

Систематизируя рабочий процесс, вы сможете существенным образом снизить количество стрессов и снять со своей нервной системы весомую часть нагрузки.

13. Отсутствие «гиперфокуса»

В течение рабочего дня человек теряет порядка 47% времени на различные отвлекающие факторы. Это неизбежно сказывается на производительности и общем уровне усталости. Но зная об этом, можно разбить свою работу на четыре типа:

Необходимые задачи – это то, что вам нужно сделать. Рутинная работа, которая не вызывает энтузиазма.
Ненужные задачи – различные мелкие нужды, вроде перестановки мебели или что-то подобное.
Отвлекающие задачи – это то, чем вам хочется заняться, но что не является профессиональной деятельностью. Как правило, это различные развлечения и социальная активность.
Целенаправленная работа – увлекательная часть вашей работы, которая заставляет вас получать удовольствие от процесса.

Старайтесь правильно распределять своё внимание и уделяйте больше времени необходимой и целенаправленной работе, отводя на отвлекающую и ненужную только то, что остаётся.

14. Отсутствие перерывов

Составление рабочего графика предполагает включение в него запланированных перерывов. Спустя два часа сосредоточенности необходимо отвлечься на десять или пятнадцать минут, переключившись на что-то принципиально иное.

Это позволяет вашему мозгу взбодриться и собраться с новыми силами для продолжения дня. Для каждого человека перерывы будут проходить сугубо индивидуально. Расслабить ваш разум может музыка, чтение художественной литературы, короткая прогулка или что-либо ещё.

Я, например, пью чай и смотрю короткие познавательные или развлекательные ролики на Ютубе, вроде вот таких:

Наиболее важно соблюдать правило регулярных перерывов при выполнении творческой работы. Но чем дальше вы продвинетесь в освоении тайм-менеджмента, тем меньшее количество остановок во время работы вам будет требоваться.

15. Отсутствие выходных

Для человека невероятно полезно на некоторое время полностью отключиться от Сети. Не брать в руки телефон и не садиться перед экраном компьютера.

Хотя бы раз в неделю обратите внимание на окружающий вас мир, постарайтесь очистить разум. В жизни встречается немало ситуаций, в которых лучше сосредоточиться на том, что происходит перед вами, а не отвлекаться на различные цифровые устройства.

Это может быть поход с друзьями, силовые тренировки в зале, бассейн, йога, езда на мотоцикле или игра на гитаре. По сути, что угодно, отвлекающее вас от повседневных дел.

Как повысить продуктивность мозга: перерывы

Сам я 4 раза в неделю хожу на фитнесс. При любой погоде, независимо от настроения. В субботу и воскресенье навещаем с женой родителей, гуляем в парке или заказываем пиццу и смотрим фильмы.

16. Боязнь задавать вопросы

Один человек не способен знать всего. Именно поэтому очень важно не бояться и уметь задавать вопросы. Даже опытный специалист может столкнуться с новой задачей, которая ранее ему никогда не встречалась. Узнавая пути её решения, вы получаете новые знания, которые помогут вам вырасти, как профессионалу.

Не стоит полагать, что незнание выставляет вас в плохом свете. Лучше спросить о том, что вам непонятно, чем завалить проект из-за неверно выполненной работы.

Техническая информация, которую вы можете почерпнуть из поисковых систем, зачастую, не откроет вам полной картины рабочих процессов. Поэтому быстрее и правильнее бывает поинтересоваться мнением опытного коллеги, который предоставит вам практические сведения о вопросе, а не только теоретические варианты его решения.

Не стоит также предвзято относиться к соратникам по цеху, которые спрашивают у вас, как лучше выполнить ту или иную задачу. В особенности, если дело касается технически сложных вопросов. Лучше потратить немного времени на проработку плана действий, чем впоследствии исправлять результаты некачественной работы.

17. Непринятие прозрачности

Сокрытие рабочей информации внутри коллектива неизбежно приводит к возникновению сложных проблем, решить которые бывает практически невозможно.

Все необходимые данные должны быть максимально прозрачны и доступны. Делясь своими разработками и планами со всем коллективом, руководитель позволяет каждому сотруднику лучше вникнуть в суть происходящего и точнее представлять задачи, которые перед ним ставятся.

Если каждый сотрудник точно знает, чем заняты его коллеги и что требуется лично от него, то ему намного легче сосредоточиться на непосредственных обязанностях.

18. Нездоровый образ жизни

Образ жизни – это очень важная составляющая эффективности. Недосыпы, плохое питание, вредные привычки и отсутствие физических нагрузок приводит не только к ухудшению вашей формы и здоровья, но и к ментальным проблемам.

Без здорового сна и правильного питания вам будет куда сложнее поддерживать концентрацию достаточное количество времени.

Внесите в свой график регулярные тренировки и постарайтесь подобрать сбалансированное питание, которое будет отвечать вашим предпочтениям.

Способы повысить продуктивность: здоровый образ жизни

Помните, что вовсе не обязательно есть одну траву и запивать её водой. Здоровая пища может быть невероятно вкусной. Нужно лишь попробовать разные варианты и выбрать для себя наиболее подходящий.

19. Отсутствие развития

Постоянное самообразование – путь к самосовершенствованию. Причём это может быть прослушивание аудиокниг, чтение, посещение лекций или что-либо ещё.

Узнавайте новое и стремитесь к знаниям. Именно тяга к познанию неизведанного отличает успешных людей от остальных.

Заключение

Здоровье и самообразование идут в самом конце данного списка неспроста. Без хорошего здоровья ваш мозг не будет работать на полную мощность. А без постоянного обучения ваш разум успокоится и прогресс остановится.

Помните об этом, когда будете работать над формированием вышеуказанных положительных привычек, чтобы избавиться от всего негативного, что снижает продуктивность.

Кроме всего прочего, когда начинаешь жить продуктивной жизнью, это влияет не только на деловую сферу, но также на социальную и личную жизнь. А гармония этих трёх областей приводит к счастью.

Тайм-менеджмент – один из простейших путей к этой синергии. Но многие люди не обращают на это внимания или не придают должного значения. Хотя надо-то всего лишь изменить свои привычки.